Dịch vụ khách hàng các vấn đề cần lưu ý

nữa. Một lời xin lỗi đơn giản có thể giúp bạn xoa dịu sự kích động và giận dữ của khách hàng. Đừng tranh cãi với khách hàng, đừng cố gắng bào chữa và đừng cố đổ lỗi cho khách hàng khi có bất kỳ tình huống nào xảy ra. Cuối cùng, với sự không hài lòng của khách hàng. Bạn nên giữ vững tâm lý và tìm cách để khuyết phục lòng tin cũng như sự mất mát quá lớn của khách hàng về sản phẩm đó. Các chính sách của công ty bạn có thể sẽ là biện pháp khắc phục và bồi thường tốt nhất có thể, chẳng hạn như hoàn lại toàn bộ và ngay lập tức, giảm giá dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định hoặc giảm giá khi mua hàng trong thời gian tới. Đưa ra những thứ này và những lựa chọn thay thế khác có thể cần sự hỗ trợ từ người giám sát của bạn. Khi bạn đã xác định các giải pháp khả thi cho vấn đề của khách hàng, bạn nên cẩn thận giúp khách hàng đánh giá và lựa chọn trong các giải pháp đó một cách hợp lý nhất có thể. Bằng cách bạn đưa khách hàng của bạn vào quy trình với tư cách là một đối tác tham gia, bạn trao quyền cho họ và tạo cho họ có cảm giác họ là vẫn có quyền kiểm soát tình huống khi họ cảm thấy là mình không có khả năng để giải quyết khi tình huống bất lợi xảy ra. Khi bạn giải quyết các vấn đề về dịch vụ, hãy cố gắng đáp ứng ngoài sự mong đợi đến từ khách hàng của bạn. Điều quan trọng nhất, hãy luôn cố gắng để khách hàng cảm thấy hài lòng và yêu cầu khách điền đầy đủ thông tin để có thể theo dõi và hỗ trợ khách hàng. Và hãy nhớ rằng, kết quả của một vấn đề của khách hàng chưa được giải quyết có thể gây ra sự chi phối và chi phí có thể vượt xa ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Tình huống với những khách hàng khó tính

[caption id="attachment_6077" align="alignnone" width="696"] Bỏ qua những hành vi sai trái của khách hàng[/caption] Với một số tình huống về dịch vụ khách hàng, có tình huống khách hàng của bạn có thể vẫn bình tĩnh và chịu đựng được cho dù họ có thực sự khó chịu đến mức nào. Với tình huống khác, cho dù vấn đề nhỏ nhặt đến đâu, có thể khách hàng của bạn sẽ khó tính, hay đòi hỏi, tức giận, thô lỗ và thậm chí gây bạo lực với bạn. Bạn có thể thực hiện một số bước cơ bản dưới đây để có thể ứng phó với những khách hàng khó tính này. Một trong những bước đầu tiên khi giải quyết với một khách hàng thách thức là tự bảo vệ mình với một tư duy và thái độ đúng đắn. Chỉ vì khách hàng của bạn bị kích động hoặc tức giận không có nghĩa là bạn cần phải tiếp thu nó hoặc đáp lại bằng hiện vật. Các nghiên cứu chỉ ra rằng chỉ một vài phút của một cảm xúc tiêu cực như tức giận có thể sẽ phá hủy hệ thống miễn dịch của cơ thể bạn trong nhiều giờ sau đó. Hãy nhớ rằng bạn không thể kiểm soát cách khách hàng phản ứng với một vấn đề nào đó, nhưng bạn có thể kiểm soát cách mà bạn phản ứng với khách hàng. Thay vì cố giữ quan điểm về một tình huống khó chịu, bạn có thể thử một số chiến thuật để xoa dịu nó. Bạn có thể làm điều này bằng cách duy trì sự tập trung, tỉnh táo, thấu hiểu, quan tâm, không xúc động và trên hết là sự kiên nhẫn.

Bỏ qua những hành vi sai trái của khách hàng

[caption id="attachment_6076" align="alignnone" width="696"] Giải pháp để giải quyết các vấn đề khó khăn mà dịch vụ khách hàng thường gặp[/caption] Chính khi giao dịch với những khách hàng khó tính thì kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được đánh giá cao nhất. Tốt nhất là bạn nên để khách hàng của bạn trút giận một chút trước khi bạn quay lại với phản hồi. Hãy nhớ nói chậm, sử dụng những câu ngắn, tế nhị và tuân theo quy tắc vàng của dịch vụ khách hàng: lắng nghe, đồng cảm và chịu trách nhiệm. Việc sử dụng quan điểm lấy khách hàng làm trung tâm sẽ giúp ích cho việc đặt bạn vào vị trí của khách hàng. Hãy đặt mình vào vị trí của họ bạn dễ dàng thấy được họ đang làm gì, điều gì khiến họ căng thẳng?  Những giải pháp họ có thể thấy thỏa đáng là gì? Làm thế nào bạn có thể áp dụng những giải pháp đó với nỗ lực tối thiểu? Bạn cũng nên sử dụng các chiến thuật lắng nghe hiệu quả. Điều này giúp khách hàng của bạn cảm thấy thông điệp của họ đang được truyền tải và bạn hiểu vấn đề của họ một cách rõ