Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc với 6 nguyên tắc

Quản lý thời gian hiệu quả giúp hoàn thành tốt các công việc một cách tiết kiệm thời gian nhất

Mỗi người đều có thời gian trưởng thành và thay đổi khác nhau.  Hầu hết con người đều hoang phí phần lớn thời gian của chúng ta vào những điều chưa thiết thực, nằm ở những mức độ khác nhau.

Tuy vậy, với cách quản lý thời gian hiệu quả khác nhau, mỗi một cá nhân đều sẽ có cách hạn chế đi rất nhiều sự lãng phí trong chính quỹ thời gian của bản thân mình, hoàn thiện được những mục tiêu sống riêng mình và mỗi cuộc đời sẽ ngày một tiến lên phía trước không còn trì hoãn quá nhiều chỉ bởi sự “hoang phí”.

Quản lý thời gian thường gặp phải những rào cản gì ?

Mỗi người trẻ hiện nay thường có thói quen sống sai múi giờ và chênh lệch đi rất nhiều những khung giờ sinh học vốn có, vì vậy thời gian của mỗi chúng ta bị gián đoạn đi rất nhiều bởi những sự sai lệch múi giờ và chịu ảnh hưởng của môi trường xung quanh tác động đến những mục tiêu sống trong ngày của con người.

Thế nên công cuộc quản lý thời gian sẽ là một định nghĩa cần thiết xuất hiện trong tư duy mỗi con người. Sự thống kê và sắp xếp rõ ràng về thời gian thực ra là những cách chia giờ giấc phù hợp để mỗi chúng ta có được những kế hoạch làm việc và lối sống phù hợp cho riêng mình. Một người bình thường sẽ đặt câu hỏi rằng rào cản của việc quản lý thời gian nằm ở đâu?

Mà chính bản thân không hề biết rằng, không có đủ chính kiến trong từng mục đích của cuộc sống sẽ làm cho chúng ta không biết cách tự mình sắp xếp những công việc hằng ngày mình cần làm theo chuỗi sự kiện quan trọng, không có khả năng hoàn thiện được những công việc của mình trong một ngày để rồi điều đó cũng sẽ trở thành một rào cản lớn mà ta không thể xóa bỏ.

Quản lý thời gian bằng cách thiết lập kế hoạch cuộc sống 

Giao’ sư Stephen Covey (1932 – 2012) đã từng đưa ra lời khuyên giả định về 5 phương pháp hiệu quả để chúng ta có thể tăng sự kích thích đối với việc quản lý triệt để khả năng thiết lập cuộc sống tốt hơn bằng những mục tiêu vốn dĩ rất giản dị. Ông cho rằng:

1. Biết điều gì là ưu tiên đặt hàng đầu
2. Nhạy bén để đưa ra những điều mình cần thiết phải làm
3. Hãy cố gắng tìm hiểu trước khi được hiểu
4. Khởi đầu mọi việc bằng sự kết thúc
5. Hãy chủ động trong mọi việc

Bằng những lời khuyên đưa ra, việc thiết lập mục tiêu trong kế hoạch mỗi người sẽ dễ dàng hơn để từ đó chúng ta có thể sắp xếp được thời gian của cuộc đời chính mình. Và những việc sắp xếp thời gian hiệu quả để thiết lập cho mình những giá trị mục tiêu cuộc sống mỗi ngày sẽ cần có những đánh giá chủ kiến của mỗi người.

Bởi mục tiêu quá cao, thì nó sẽ trở thành điều khó khăn và sẽ trở nên vô nghĩa nếu chúng ta phí hoài thời gian vào những điều vốn mất rất nhiều yếu tố để hoàn thành (đó chính là mục tiêu lâu dài, không nhất thiết phải hoàn thành sớm).

Nếu mục tiêu cần làm không gắn với những giá trị của cá nhân mỗi người, thì chúng sẽ là những công việc phụ nên ta cũng không cần tốn quá nhiều thời gian để suy nghĩ và chạy theo những giá trị không đáng có. Điều quan trọng là chúng ta nên suy nghĩ và quyết định sắp xếp thứ tự ưu tiên và dành thời gian phù hợp đối với mỗi công việc.

Phá bỏ kẻ “Trì Hoãn” trong quản lý thời gian

Hãy đưa ra sự lựa chọn tích cực của bản thân về mỗi dự định trong cuộc sống của mình, vì lợi ích của cá nhân và cả mọi người vì những trì hoãn của cá nhân sẽ đem lại những bất cập trong cuộc sống đồng thời nếu có liên quan đến môi trường xung quanh, thì chắc hẳn sẽ trở nên khó xử vì chẳng ai mong rằng vì những “cái lười’ của một cá nhân nào đó lại trở thành bất lợi trong mối quan hệ của tất cả mọi người đúng không nào?

Điều có thể điều chỉnh việc trì hoãn bời việc không biết cách sắp xếp khung thời gian phù hợp của bạn sẽ trở nên tiết chế nhiều hơn khi chính bản thân bạn hiểu rõ được chính đồng hồ sinh học của mình.

6 quy tắc quản lý thời gian hiệu quả nhất

1. Ưu tiên công việc theo thời gian và mức độ quan trọng 

Trong quy tắc quản lý thời gian bạn nên ghi rõ ràng cho các công việc phải làm và theo một thứ tự ưu tiên. Việc nào gấp rút, cần thiết thì mình ưu tiền hoàn thành nó trước, còn những việc không cần thiết có thể hoàn thành sau hoặc loại bỏ.

Đồng thời, khi bạn đã xác định được công việc nào quan trọng thì ưu tiên thực hiện trước và cũng dành nhiều thời gian hơn các công việc khác. Việc này sẽ nhắc nhở bạn không bỏ lỡ các công việc quan trọng thay vì chú tâm vào các chuyện lang man, nó giúp bạn sử dụng và kiểm soát thời gian của bản thân một cách khôn ngoan hơn.

2. Đảm bảo các công việc được thực hiện cách logic và khóa học để đạt được hiệu quả cao trong quản lý thời gian

Muốn có kỹ năng quản lý thời gian tốt ta cần các quy tắc quản lý thời gian vì đây là yếu tố không thể thiếu sót. Để có được một thời gian biểu hoàn hảo nhất nó phải có được tính logic cũng như là khoa học. Nếu bản thân chưa có kinh nghiêm về việc sắp xếp thời gian thì hãy đi học hỏi từ những người đi trước có nhiều kinh nghiệm, hay là sách bào, đài, tài liệu,.. sau đó thì từng bước một mà chúng ta áp dụng.

Hạn chế đưa ra một bản kế hoạch thiếu đi tính logic, mộng mơ để khi áp dụng vào cuộc sống của mình nó lại lộn xộn, rối ren, không tài nào thực hiện được các công việc đã đề ra.

3. Hạn chế tối đa với thời gian “Chết”

Nếu trong một thời gian biểu mà quá nhiều thời gian “chết” nó sẽ khiến bạn thiếu đi định hướng, lười, một thời gian thì không biết việc nào nên làm và không nên làm. Vô tình bạn sẽ rơi vào tình trạng lãng phí thời gian mà mình không hay biết.

Do đó, bạn cần vạch ra rõ ràng các công việc của mình một cách cụ thể cũng như thời gian nhất định để hoàn thành nó và hạn chế hết mức đối với thời gian “chết”. Thay các công việc nghỉ ngơi, vui chơi, học hỏi,.. vào các thời gian “chết” đó để bản thân được nạp lại năng lượng tiếp tục cho một hành trình lao động của bạn.

4. Luôn hướng về điều tích cực để có động lực thôi thúc đi làm

Bạn sẽ rơi vào khoảng thời gian cảm thấy chán nản mất đi phương hướng thậm chí không muốn làm gì, muốn buông xuôi tất cả.

Nhưng hãy để bản thân bạn suy nghĩ lại về mục tiêu mình đã đề ra. Những khát khao của mình để hoàn thành nó. Nó đem lại gì cho bản thân của bạn. Chẳng hạn như giúp bạn không lo toan nhiều về vật chất, tiền bạc, giúp bạn cải thiện được cuộc sống hiện tại. Hay được thăng tiến trong công việc, thực hiện được các điểu bạn mong ước hay hỗ trợ bạn hoàn thành các dự định trong tương lai.

Khi suy nghĩ về tất cả những điều đó bạn sẽ có thêm nhiều động lực hơn và quyết tâm hơn. Cố gắng rèn luyện và thực hiện theo các quy tắc quản lý thời gian mà mình đã đề ra. Biết đâu bạn sẽ vực dạy được tinh thần của mình để không lãng phí đi thời gian quý báu vì thời gian không chờ đợi một ai cả, do đó hãy bắt tay vào làm việc ngay.

5. Hãy tập trung quản lý nhân sự phân tâm của chính bản thân bạn

Thực trạng, cuộc sống diễn ra hằng ngày có vô vàn nhiều thứ khiển bản thân ta bị phân tâm không thực hiện được mục tiêu đã vạch ra. Nhiệm vụ của bạn đó là quản lý sự phân tâm của mình, không được để thói quen trì hoãn làm ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu.

Một trong số đó là chiếc điện thoại và máy tính bản sự dụng hằng ngày. Ta xác định nó bắt nguồn từ đâu không khó nhưng việc kiểm soát được nó để không ảnh hưởng đến bản thân là phụ thuộc vào ý chí, sự quyết tâm của bạn.

6. Không phá vỡ đi các dự định đã đề ra

Bản thân bạn hãy luôn đặt tính kỉ luật lên hàng đầu trong quy tắc quản lý thời gian này. Dễ dãi với bản thân mình thì mọi công sức bạn bỏ ra đều tan tành và bản kế hoạch của bản thân sẽ bị sụp đổ hoàn toàn. Dĩ nhiên nếu đã sụp đỗ lần đầu chắc chắn sẽ có lần thứ hai thứ ba và nhiều lần như vậy. Khiên các thứ tự công việc của bạn trở nên xáo trộn nhưng cốt lõi nếu bản thân thiếu tính kỉ luật và quy tắc quản lý thời gian thì tất cả công việc chỉ thực hiện ở mức qua loa, không đạt được hiệu quả.

Đó cũng là lí do, ở 6 quy tắc quản lý thời gian này cần xác định một cách rõ ràng, để quản lý thời gian một cách hiệu quả điều quan trọng nhất đó là tính kỉ luật bản thân. Ràng buộc bản thân mình phải thực hiện theo đúng các quy tắc, xuyên suốt và lâu dài dần dần nó sẽ thành thói quen cho bản thân công việc sẽ theo chiều hướng đó mà nên suôn sẽ và có hiệu quả hơn.

Thời gian sẽ đem lại cho bạn nhiều thứ nếu bạn biết cách sử dụng nó để phấn đầu làm việc và học hỏi. Kỹ năng quản lý thời gian cũng chính là tự quản lý mình. Làm chủ được hoàn toàn cuộc sống của bản thân, biết sắp xếp thời gian hợp lý cho từng công việc. Người biết sử dụng thời gian và có quy tắc quản lý thời gian rõ ràng dần dần sẽ có lối sống khoa học và có quyết tâm nhiều hơn. Điều hiển nhiên những người có lối sống như vậy thường cơ hội thành công sẽ rất cao.

Những yếu tố giúp bạn nâng cao kỷ luật bản thân về quy tắc quản lý thời gian

• Thiết lập mục tiêu của bản thân theo SMART
• Làm chủ được những yếu tố gây ảnh hưởng đến thời gian
• Nắm rõ được sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng
• Không để bản thân gánh quá nhiều công việc
• Hạn chế đi sự phân tâm
• Tự chịu trách nhiệm với việc mình làm
• Kiểm soát được sự căng thẳng
• Dành thời gian cho bản thân để nghỉ ngời và nạp lại năng lượng
• Áp dụng các phần mềm quản lý thời gian

>>>> xem thêm: Quản lý thời gian là gì ? Lợi ích của việc áp dụng quản lý thời gian vào công việc 2022

Kiến Thức Đào Tạo