MỤC LỤC
Kỹ năng viết là gì ?
“Nếu viết trở nên khó khăn, đó là bởi nó khó. Viết là một trong những việc khó khăn nhất mà con người có thể làm” – William Zinsser.
Viết xưa nay chưa bao giờ được xem như là kỹ năng quan trọng trong bộ kỹ năng mềm thiết yếu hay kỹ năng lãnh đạo quan trọng cả, đơn giản vì ngày xưa giao tiếp xảy ra phần lớn là offline, nhiều lắm là qua email. Nhưng từ khi các nền tảng giao tiếp online phát triển, từ nền tảng mạng xã hội, chat, họp online, trao đổi online, collab online, quản lý và giao việc online, vv trở nên phổ biến, đặc biệt là sau đại dịch.
Thời này, ai cũng sở hữu một tờ báo của riêng mình, thể hiện mình với đội ngũ, tổ chức, công chúng một cách trực tiếp online, tương tác trong công việc với tất cả các đối tượng liên quan online, đa nền tảng. Có thể nói, giao tiếp online đã tới thời còn thịnh hành hơn giao tiếp offline.
Cũng chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp online đương nhiên trở nên vô cùng quan trọng, vì nó thể hiện con người bạn, thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn, thể hiện khả năng giao tiếp vả lãnh đạo của bạn, và qua đó thể hiện năng lực của một cá nhân. Có điều, không phải ai cũng có hoặc thông thạo kỹ năng này, vì thật ra không có trường lớp nào dạy kỹ năng viết hiệu quả cho người đi làm cả.
Rất nhiều lần, tôi nhận tin nhắn, email, cả trong nội bộ các đội ngũ lẫn từ ngoài công đồng, đọc xong không hiểu. Có khi, các bạn viết không có trọng tâm, không có điểm chính để hiểu vấn đề hay đề tài các bạn muốn trình bày là gì. Có khi, các bạn kể lòng vòng một hồi, không có cái gì liên quan tới thứ gì, đọc xong phải hỏi lại, ý là em muốn hỏi gì.
Có khi nhiều ý khác nhau được nêu ra, không có thứ tự cấu trúc gì rõ ràng, nên cũng không biết có bao nhiêu cái gạch đầu dòng mà bạn cần trao đổi, có phải là cái bạn muốn trao đổi không hay chỉ kể ra vậy thôi, kể ra để làm gì, và cuối cùng là sự kể lể đó nó dẫn tới đâu.
Thật ra, viết của thế kỷ 21 và trong ngữ cảnh đi làm nó không phải là viết văn, là tả cảnh, là để mặc cho cảm xúc và câu chuyện trôi bồng bềnh, liêu phiêu trên những mạch hứng khởi của tâm hồn. Viết trong giao tiếp tại công sở gọi là trình bày suy nghĩ, cần phải ngắn gọn, chính xác, trực diện, dễ hiểu, có call to action – yêu cẩu hành động rõ ràng để người đọc còn biết đọc xong phải làm gì. Chia sẻ với các bạn các nguyên tắc viết trong giao tiếp công việc của tôi để tham khảo nhé.
Chỉ viết khi cần giao tiếp một vấn đề cụ thể nào đó với một đối tượng cụ thể nào đó
Tại công sở, viết không phải là để cho mình, để thoả cái nỗi ước mong được kể lể hết uất ức hay nỗi lòng cá nhân. Cái đó về nhà tự viết nhật ký là được. Viết là kỹ năng giao tiếp, nên mình chỉ sử dụng nó khi cần giao tiếp, nghĩa là để đáp ứng nhu cầu được giao tiếp của một đối tượng cụ thể, ví dụ như nhân sự cần biết có sếp mới trong ban lãnh đạo công ty chẳng hạn, người này sẽ làm nhiệm vụ gì, báo cáo cho ai, lý lịch trích ngang ra sao để giúp mọi người hiểu hơn về nhân sự mới nhằm hợp tác tốt hơn.
Hoặc khi cần xin ý kiến chấp thuận một giải pháp nào đó, bạn viết yêu cầu gởi cho sếp. Dù nhu cầu là gì, thứ bạn viết cần ngắn gọn, dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề, không dài dòng văn tự, không ngôn tình tiểu thuyết, không lòng vòng qua mấy chục cái bùng binh. Khi viết, cũng nên suy nghĩ những câu hỏi mả người đọc sẽ hỏi có thể là gì và trình bày luôn câu trả lời trong phần diễn đạt của mình cho nó nhanh chóng, hiệu quả.
Hiểu rất rõ tại sao bạn viết
Công việc mà, làm gì cũng phải có mục đích rõ ràng. Viết là để muốn người đọc làm gì sau khi đọc xong thì phải nói rõ ra. Đừng bắt người ta phải nặn óc suy nghĩ ủa ý của họ là muốn mình làm gì. Đừng dẫn người ta qua sáu bảy quả đổi xong bỏ người ta lơ ngơ giữa núi rừng không biết phải làm gì tiếp theo.
Đừng bắt người ta phải tự hiểu, vì khi phải tự suy diễn thì thường là người đọc sẽ suy diễn sai, suy diễn lố, suy diễn lung tung làm cho mọi thứ phức tạp, mơ hồ, hỗn độn, mỗi người hiểu một kiểu khác nhau. Giao tiếp là để cho mọi thứ rõ ràng minh bạch, tránh hiểu lầm, tránh dị bản.
Chớ viết xong người ta còn hoang mang hơn thì viết để làm gì? Cho nên, luôn có Call-to-action – yêu cầu hành động rất rõ ràng để người ta đọc xong biết cụ thể phải làm gì, làm như thế nào, với ai, vv.
Viết có cấu trúc, dễ theo dõi
Ý chính là gì cứ phang trực diện rõ ràng ra từ đầu cho nó dễ. Đừng dẫn người đọc đi lòng vòng rồi cả đám cùng đi lạc. Trong ý chính đó có bao nhiêu ý phụ để diễn trình ý chính thì viết ra thành các heading – tiêu đề phụ cho người ta dễ theo dõi. Khi cần liệt kê danh sách những thứ liên quan trong một tiêu đề hay trong một ý thì gạch đầu dòng ra thành cái danh sách cho dễ hiểu.
Khi cần diễn đạt các ý phức tạp, liên quan như cái ma trận, phụ thuộc vào 2, 3 điều kiện khác nhau thì lập thành cái bảng matrix – ma trận cho dễ dò tìm, dễ tìm kiếm, dễ tư duy. Thường thì đối với những giao tiếp có nhiều thông tin, dữ liệu, tôi sẽ vẽ cấu trúc trình bày ra rồi mới bắt đầu viết.
Nếu vẽ cấu trúc ra rồi mà bản thân nhìn còn không hiểu hay khó hiểu thì phải tìm cách khác vẽ lại cho đến khi nó đơn giản nhất mới thôi. Giao tiếp là để cho người đọc hiểu, không phải để đánh đố hay luyện não. Ưu tiên hàng đầu là đọc xong phải hiểu, hiểu đúng, hiểu rõ, và hiểu xong thì biết phải làm gì.
Chủ động và trực tiếp gọi tên
Khi viết, bạn đang đối thoại với người đọc một cách trực diện. Do đó, cứ tưởng tượng là người đọc đang ngồi trước mặt mình và đang đối thoại với mình. Gọi tên, chỉ đích danh một cách rõ ràng là bạn đang yêu cầu điều gì với ai, với cả nhóm, với vài người, hay với một cá nhân nào đó.
Đừng nói phong long, ám chỉ, nói chung chung mấy người tự hiểu. Khi bạn không đối thoại trực tiếp, người ta sẽ chọn cách hiểu là bạn không đang nói với họ và về họ.
Đời này quá nhiều việc để làm, quá nhiều thông tin để process rồi, không ai tự mang vác thêm bất kỳ thứ gì đang bị thả rông ngoài kia vào thân mình chi cho mệt. Giao tiếp chung chung, không cụ thể với ai là giao tiếp kém hiệu quả.
Tone of voice – Tông giọng trong giao tiếp công sở
Mình không có phải nhà văn và càng không vào chỗ làm để viết văn. Cho nên, cách tiếp cận về hình thái tốt nhất là súc tích, trực diện, rõ ràng, dễ hiểu, tránh dài dòng văn tự, tránh sử dụng uyển ngữ hay từ ngữ khó hiểu, chung chung, mơ hồ, tránh xài từ cao siêu, chuyên môn không ai hiểu nổi để chứng tỏ bản thân, tránh sử dụng các từ viết tắt không thông dụng khiến cho người đọc hoang mang.
Hãy nhớ là mình viết cho người ta hiểu, không phải viết để chứng tỏ bản thân hay để làm khó người đọc. Bạn viết mà người ta không hiểu thì bạn là người kém hoặc không có kỹ năng giao tiếp chớ chẳng hay ho gì đâu. Viết cho người không hiểu thì đừng viết, mất thời gian, vô hiệu quả, gây chuyện thêm chớ chả giải quyết được gì.
Vậy thôi. Cũng không quá phức tạp, nhưng cực kỳ quan trọng. Nếu muốn làm việc hiệu quả, làm lãnh đạo hiệu quả thì giao tiếp là một trong những kỹ năng bạn cần master – luyện tập thành sư phụ. Trong đó, viết là một phần quan trọng và chính yếu của kỹ năng giao tiếp. Thử xem lại những gì mình đã viết xem đọc lại có hiểu không nha. Nếu không thì tập viết lại đi, vì nó thể hiện năng lực của một người làm việc chuyên nghiệp đó.
Nguyễn Phi Vân
Comments 1