Giai đoạn phát triển nhóm hoạt động hiệu quả sẽ gặp nhiều khó khăn những nêu duy trì và phát triển tốt bạn sẽ có được một nhóm làm việc hiệu quả !
Nhóm là gì ?
Nhóm là tập hợp các cá nhân tương tác với nhau sao cho hành động của cá nhân sẽ tác động ảnh hưởng đến những người khác. Trong tổ chức, hầu hết công việc được thực hiện trong nhóm.
Cách thức hoạt động của nhóm có ý nghĩa quan trọng đối với năng suất làm việc trong một nhóm mà ở đó mọi người hòa thuận, họ sẽ cảm thấy mong muốn đóng góp cho nhóm và có khả năng phối hợp nỗ lực của họ để đạt hiệu suất cao.
Trong trường hợp khác, một số nhóm khác hoạt động làm việc không hòa hợp, gây xung đột, hoặc mẫu thuẩn điều đó dẫn đến các thành viên trong nhóm mất tinh thần làm việc dẫn đến hoạt động kém hiệu quả.
Trong các tổ chức, bạn có thể gặp nhiều loại nhóm khác nhau. Các nhóm làm việc không chính thức được tạo thành từ hai hoặc nhiều cá nhân liên kết với nhau theo những cách không được tổ chức chính thức quy định.
Ví dụ, một vài người trong công ty cùng nhau chơi quần vợt vào cuối tuần sẽ được coi là một nhóm không chính thức. Một nhóm làm việc chính thức bao gồm các nhà quản lý, cấp dưới hoặc cả hai có sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm có ảnh hưởng đến hành vi của các cá nhân trong nhóm.
Chúng ta sẽ bàn luận rõ hơn về các loại nhóm và cách thức làm việc của nhóm khác nhau như thế nào cùng tìm hiểu qua bài chia sẻ bên dưới.
5 Giai đoạn phát triển nhóm hoạt động hiệu quả :
>>> xem thêm: Nhóm năng lực của người quản lý
Nhà tâm lý học người Mỹ Bruce Tuckman đã đưa ra mô hình phát triển nhóm mạnh mẽ vào năm 1965 và vẫn được sử dụng rộng rãi cho đến ngày nay. Dựa trên những quan sát của mình về hành vi của nhóm trong nhiều bối cảnh khác nhau, ông đã đề xuất một bản đồ gồm bốn giai đoạn phát triển của nhóm, còn được gọi là mô hình hoạt động chuẩn mực hình thành. Trình tự phát triển trong các nhóm nhỏ.
Sau đó, ông đã nâng cao mô hình bằng cách thêm giai đoạn thứ năm và giai đoạn cuối cùng, giai đoạn hoãn lại. Điều thú vị là, khi một cá nhân trải qua các giai đoạn phát triển như thời thơ ấu, thanh thiếu niên và trưởng thành, thì một nhóm cũng vậy, mặc dù trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhiều.
Theo lý thuyết này, để tạo điều kiện thành công cho một nhóm, người lãnh đạo cần phải trải qua nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau theo thời gian. Nói chung, điều này được thực hiện bằng cách đầu tiên là chỉ đạo nhiều hơn, cuối cùng là người huấn luyện, và sau đó, khi nhóm có thể đảm nhận nhiều quyền lực và trách nhiệm hơn cho mình, chuyển sang một người được ủy quyền. Mặc dù nghiên cứu chưa xác nhận rằng đây là mô tả về cách các nhóm tiến triển, nhưng việc biết và làm theo các bước này có thể giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn.
Ví dụ, các nhóm không trải qua giai đoạn sóng gió sớm thường sẽ quay trở lại giai đoạn này vào cuối quá trình nhóm để giải quyết các vấn đề chưa được giải quyết. Một ví dụ khác về tính hợp lệ của mô hình phát triển nhóm liên quan đến việc các nhóm dành thời gian để hiểu nhau về mặt xã hội trong giai đoạn hình thành. Khi điều này xảy ra, các nhóm có xu hướng xử lý các thách thức trong tương lai tốt hơn vì các cá nhân hiểu rõ nhu cầu của nhau.
1. Giai đoạn hình thành nhóm
Trong giai đoạn mới thành lập, nhóm lần đầu tiên xuất hiện cùng nhau các thành viên có thể đã biết nhau hoặc họ có thể là hoàn toàn xa lạ. Trong cả hai trường hợp, có một mức độ hình thức, một số lo lắng và mức độ đề phòng vì các thành viên trong nhóm không chắc chắn điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
“Liệu tôi có được nhận không ? Vai trò của tôi sẽ là gì? Ai có quyền lực ở đây? ”
Đây là một số câu hỏi mà người tham gia nghĩ đến trong giai đoạn thành lập nhóm này. Bởi vì số lượng lớn sự không chắc chắn, các thành viên có xu hướng lịch sự, tránh xung đột và quan sát.
Họ đang cố gắng tìm ra “luật chơi” mà không quá dễ bị tổn thương. Tại thời điểm này, họ cũng có thể khá hào hứng và lạc quan về nhiệm vụ trước mắt, có thể trải qua một mức độ tự hào khi được chọn tham gia một nhóm cụ thể.
Các thành viên trong nhóm đang cố gắng đạt được một số mục tiêu trong giai đoạn này, mặc dù điều này có thể không nhất thiết phải được thực hiện một cách có ý thức. Đầu tiên, họ đang cố gắng tìm hiểu nhau và thường thì điều này có thể được thực hiện bằng cách tìm ra một số điểm chung.
Các thành viên cũng bắt đầu khám phá các ranh giới của nhóm để xác định những gì sẽ được coi là hành vi có thể chấp nhận được
“Tôi có thể ngắt lời không ? Tôi có thể rời đi khi tôi cảm thấy thích không?”
Giai đoạn thử nghiệm này cũng có thể liên quan đến việc thử nghiệm người lãnh đạo được chỉ định hoặc xem liệu một người lãnh đạo có xuất hiện trong nhóm hay không và các thành viên trong nhóm cũng đang khám phá xem nhóm sẽ hoạt động như thế nào về những việc cần phải làm và ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Đặc trưng bởi các cuộc thảo luận trừu tượng về các vấn đề cần giải quyết của nhóm; những người thích di chuyển có thể trở nên thiếu kiên nhẫn với phần này của quá trình. Giai đoạn này thường diễn ra trong thời gian ngắn, có thể là một hoặc hai cuộc họp.
2. Giai đoạn sóng gió:
Một khi các thành viên trong nhóm cảm thấy đủ an toàn, họ có xu hướng bước vào giai đoạn sóng gió. Những người tham gia ít tập trung vào việc giữ gìn cảnh giác hơn khi họ vượt qua các mặt xã hội, trở nên xác thực hơn và có nhiều tranh luận hơn.
Các thành viên trong nhóm bắt đầu khám phá sức mạnh và ảnh hưởng của họ, và họ thường đặt ra lãnh thổ của mình bằng cách phân biệt mình với các thành viên khác trong nhóm hơn là tìm kiếm điểm chung.
Các cuộc thảo luận có thể trở nên sôi nổi khi những người tham gia nêu ra các quan điểm và giá trị cạnh tranh hoặc tranh luận về cách các nhiệm vụ nên được thực hiện và ai được giao cho chúng. Không có gì lạ khi các thành viên trong nhóm trở nên phòng thủ, cạnh tranh hoặc ghen tị họ thậm chí có thể đứng về một phía hoặc bắt đầu hình thành bè phái trong nhóm.
Tình trạng thắc mắc và chống lại chỉ đạo của lãnh đạo cũng khá phổ biến.
“Tại sao tôi phải làm điều này? Ai đã thiết kế dự án này ngay từ đầu? Tại sao tôi phải nghe lời anh? ”
Mặc dù có vẻ như chưa đạt được nhiều thành tựu trong giai đoạn này, nhưng các thành viên trong nhóm đang trở nên chân thực hơn khi họ bày tỏ những suy nghĩ và cảm xúc sâu sắc hơn của mình. Những gì họ thực sự đang khám phá là
“Tôi có thể thực sự là tôi, có quyền lực và được chấp nhận không?”
Trong giai đoạn hỗn loạn này, rất nhiều năng lượng sáng tạo đã bị chôn vùi trước đây được giải phóng và có sẵn để sử dụng, nhưng cần phải có kỹ năng để chuyển nhóm từ giai đoạn sóng gió sang giai đoạn ổn định chuẩn mực. Nhiều trường hợp nhóm bị kẹt trong giai đoạn sóng gió.
Các cách để tránh gặp phải trong giai đoạn sóng gió
Có một số bước bạn có thể thực hiện để tránh bị vướng trong giai đoạn sóng gió để phát triển nhóm. Hãy thử những cách sau nếu bạn cảm thấy quá trình nhóm mà bạn tham gia chưa tiến triển tốt:
- Bình thường hóa xung đột. Hãy cho các thành viên biết đây là một giai đoạn tự nhiên trong quá trình hình thành nhóm.
- Bao gồm. Tiếp tục làm cho tất cả các thành viên cảm thấy được bao gồm và mời tất cả các quan điểm vào phòng. Đề cập đến cách các ý tưởng và ý kiến đa dạng giúp thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới.
- Đảm bảo rằng mọi người đều được lắng nghe. Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận sôi nổi và giúp những người tham gia hiểu nhau.
- Hỗ trợ tất cả các thành viên trong nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người cảm thấy bất an hơn.
- Vẫn tích cực. Đây là điểm chính cần nhớ về khả năng hoàn thành mục tiêu của nhóm.
- Đừng vội vàng phát triển nhóm. Hãy nhớ rằng để vượt qua giai đoạn sóng gió có thể mất nhiều cuộc họp.
3. Giai đoạn ổn định
“Chúng tôi đã sống sót!” là quan điểm phổ biến ở giai đoạn chuẩn bị các thành viên trong nhóm thường cảm thấy phấn khởi vào thời điểm này và họ cam kết hơn với nhau về mục tiêu của nhóm. Cảm thấy tràn đầy sinh lực khi biết mình có thể xử lý “những việc khó khăn”, các thành viên trong nhóm giờ đây đã sẵn sàng bắt tay vào công việc. Thấy mình gắn kết và hợp tác hơn, những người tham gia thấy dễ dàng thiết lập các quy tắc (hoặc chuẩn mực) cơ bản của riêng họ và xác định các thủ tục và mục tiêu hoạt động của họ.
Nhóm có xu hướng đưa ra các quyết định lớn, trong khi các nhóm con hoặc cá nhân xử lý các quyết định nhỏ hơn. Hy vọng rằng tại thời điểm này, nhóm cởi mở và tôn trọng lẫn nhau hơn, và các thành viên tôn trọng lẫn nhau để được giúp đỡ và phản hồi.
Họ thậm chí có thể bắt đầu hình thành tình bạn và chia sẻ nhiều thông tin cá nhân hơn với nhau. Tại thời điểm này, người lãnh đạo nên trở thành người thúc đẩy nhiều hơn bằng cách lùi lại và để nhóm chịu trách nhiệm nhiều hơn cho mục tiêu của mình. Vì năng lượng của nhóm đang ở mức cao, đây là thời điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện xã hội hoặc xây dựng nhóm.
4. Giai đoạn hoạt động hiệu quả
Được nhận định bởi ý thức về tầm nhìn chung và tình thần đoàn kết của cả nhóm đã sẵn sàng để tiến lên. Các thành viên phụ thuộc lẫn nhau nhiều hơn, tính cá nhân và sự khác biệt được tôn trọng và các thành viên nhóm cảm thấy mình là một phần của một thực thể lớn hơn.
Ở giai đoạn này, những người tham gia không chỉ hoàn thành công việc mà họ còn chú ý nhiều hơn đến cách họ đang thực hiện công việc đó. Họ đặt những câu hỏi như
“Các quy trình vận hành của chúng tôi có hỗ trợ tốt nhất cho năng suất và đảm bảo chất lượng không?
Chúng ta có phương pháp phù hợp như thế nào để giải quyết những khác biệt nảy sinh để có thể ngăn chặn những xung đột hay không ?
Chúng ta có liên hệ và giao tiếp với nhau theo những cách khác nhau để nâng cao tính năng động của nhóm và giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình khôngg?
Làm cách nào để tôi có thể phát triển hơn và đạt hiệu quả hơn nữa ?
”Đến nay, các nhóm đã có nhiều sự tiến bộ hơn, có năng lực, tự chủ và sâu sắc hơn. Các nhà lãnh đạo có thể chuyển sang vai trò huấn luyện và giúp các thành viên phát triển về kỹ năng và khả năng lãnh đạo.
5. Giai đoạn thoái trào (suy thoái)
Giống như các nhóm ở giai đoạn hình thành, chúng cũng kết thúc.
Ví dụ, nhiều nhóm hoặc đội được thành lập trong bối cảnh kinh doanh được định hướng theo dự án và có tính chất tạm thời. Ngoài ra, một nhóm làm việc có thể tan rã do cơ cấu lại tổ chức.
Cũng giống như khi chúng ta tốt nghiệp hoặc xa nhà lần đầu tiên, những kết thúc này có thể buồn vui lẫn lộn, với các thành viên trong nhóm họ cảm thấy kết hợp giữa chiến thắng, đau buồn và bất an về những gì sắp xảy ra trong thời gian tới.
Đối với những người thích thói quen và gắn bó chặt chẽ với các thành viên trong nhóm, quá trình chuyển đổi này có thể đặc biệt khó khăn. Lãnh đạo nhóm cũng như các thành viên nên nhạy cảm để xử lý những kết thúc này một cách tôn trọng và nhân ái.
Một cách lý tưởng để kết thúc một nhóm là dành thời gian để thảo luận (“Mọi việc diễn ra như thế nào? Chúng ta đã học được gì?”), Thừa nhận lẫn nhau và tán dương một công việc đã hoàn thành tốt.
Thông qua bài viết “Các giai đoạn phát triển nhóm hoạt động hiệu quả” hy vọng bạn sẽ nắm được từng giai đoạn và có thể duy trì và phát triển tốt nhóm làm việc của mình một cách hiệu quả đạt được nhiều thành công trong công việc
