MỤC LỤC
5 bước quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Quản lý thời gian là gì ? Quản lý thời gian là quá trình bản thân bạn lên một kế hoạch, sắp xếp và dành thời gian cho từng công việc cụ thể, từng chi tiết khi nào hoàn thành được mục tiểu đề ra thì thôi. Thời gian không chờ một ai, nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì quỹ thời gian của bạn càng có hiệu quả. Hiệu quả của viêc bạn có kỹ năng quản lý thời gian được thể hiện qua kết quả công việc làm, nó không phụ thuộc vào độ nhanh hay chậm của công việc.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc
Mọi người hay nói nhiều về vấn đề phải có kỹ năng quản lý thời gian và quản lý thời gian hiệu quả, vậy thì quản lý thời gian có tầm quan trọng như thế nào trong công việc và đem lại hiệu quả gì.
Nâng cao tần suất làm việc
Có được kỹ năng quản lý thời gian bạn sẽ sắp xếp được thời gian và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ hàng ngày. Dựa vào cách làm này bạn sẽ tập trung vào những việc quan trọng mà hoàn thành trước. Bạn quản lý thời gian hiệu quả thì công việc ngày càng tăng cao. Sử dụng thơi gian một cách hợp lý còn giúp bạn có nhiều sự sáng tạo trong công việc, nhờ vào những khoảng thời gian rãnh mà bạn đã sắp xếp từ trước.
Giảm bớt đi áp lực khi làm việc
Việc bạn làm chủ được thời gian hạn chế đi áp lực trong công việc, tạo cảm giác thoải và lúc nào cũng muốn bắt tay ngay vào công việc. Bạn sẽ tập trung tối đa vào công việc và sẽ có nhiều cơ hội để bạn thăng tiến. Từ đó, bạn sẽ có thời gian dành cho gia đình, bản thân và các mỗi quan hệ khác ngoài xã hộ. Cuộc sống của bạn sẽ ngày càng được cải thiện theo hướng tích cực hơn.
Có thời gian dành cho những việc bạn thích
Khi bạn quản lý được thời gian của bản thân một cách khoa học nhất, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian rãnh làm và thực hiện những việc mình thích: tham các việc tình nguyện, học hỏi thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm các lớp học về kỹ năng quản lý thời gian,….
Hạn chế đi các thói quen xấu của bản thân
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn loại bỏ đi những thói quen không tốt. Đồng thời, giúp bạn bắt tay vào những công việc lớn với kế hoạch mà bản đã đề ra cụ thể, chi tiết và thời gian thực hiện của mỗi công việc.
Không tốn nhiều công sức
Bạn thực hiện tốt và có kỹ năng về quản lý thời gian hiệu quả nó sẽ giúp bạn hoàn nhiều công việc trong khoảng thời gian ngắn nhất. Vì mỗi công việc bạn đã đề ra thời gian cụ thể để hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định để đúng với tiến độ của kế hoạch. Bạn sẽ hoàn thành nhiều hơn nữa nếu đặt sự tập trung cao độ của mình vào công việc.
5 Bước quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Sau đây chính là 5 bước quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc:
Lên công việc phải thực hiện trong ngày
Việc đầu tiên cần thực hiện để quản lý thời gian hiệu quả là lập danh sách các việc cần làm kèo theo đó những nhiệm vụ cho từng công việc. Sự dụng danh sách việc làm rất là hiệu quả. Việc này giúp bạn kiểm soát được dự án, cũng như là theo dõi được chỉ số KPI và các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Những yếu tố đó sẽ khiên bạn làm việc một cách khoa học và ngày càng phát triển hơn.
Lên một kế hoạch để thực hiện
Khi trong tay đã có các danh sách việc làm thì việc hoàn thành nó là điều quá dễ dàng. Nếu không có kế hoạch bạn sẽ không làm gì, không định hướng bước tiếp theo sẽ như thế nào. Việc mà bạn lập bản kế hoạch giúp bạn làm chủ mọi thứ nắm bắt được mọi thú, việc nào hoàn thành việc nào chưa hoàn thành, kiểm tra kỹ được chất lượng của từng công việc. Cũng như rà soát lại những việc mình chưa hoàn thành và lập tức hoàn thành nó đúng như mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch.
Có mẹo nhỏ dành cho bạn thời điểm vàng để lên kế hoạch đó chính là vào buổi tối, bạn có thể hình dung trong đầu hoặc ghi ra các việc v mình cần làm vào ngày mai.
Ưu tiên cho các việc quan trọng
Sau khi đã liệt kê ra từng công việc, bạn hãy ngồi lại nhìn sơ qua xem công việc nào là quan trọng thì cần thực hiện trước. Khi trong tay đã có danh sách các công việc ưu tiên nó giúp bạn tập trung hơn dành nhiều thời gian nhất có thể để hoàn thành các công việc quan trọng.
Bạn có thể lập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện trong một ngày và xếp chúng vào 4 loai sau:
- Nhiệm vụ quan trọng và gấp rút cần thực hiện đầu tiên.
- Nhiệm vụ quan trong nhưng không gấp rút được thực hiện tiếp theo.
- Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng lại gấp rút thì đưa vào một danh sách riêng.
- Những nhiệm vụ không quan trọng xếp ở cuối danh sách.
Chọn một khung giờ mà bạn tập trung nhất trong ngày
Mỗi người sẽ có giờ tập trung cùng riêng họ. Đó chính là khoảng thời gian bạn làm việc hết công suất và hiệu quả nhất. Hoàn thành một lúc nhiều công việc trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ có nhiều người sẽ chọn vào buổi sáng vì nó yên tĩnh cũng có nhiều người lựa chọn vào buổi tối,.. tùy thuộc vào mỗi người nhưng chung quy lại bản thân mỗi chúng ta cần xác định được khoảng thời gian đó vì nó rất có lợi cho mình và mang lại một hiệu suất công việc rất cao.
Sử dụng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong việc quản lý thời gian hiệu quả
Thêm một gợi ý dành cho bạn về việc quản lý thời gian hiệu quả đó là sử dụng các phần mềm. Khi bạn áp dụng các phần mềm này vào cộng việc sẽ giúp bạn tiết kiệm đi rất nhiều thời gian. Có những áp ứng dụng như vậy khi bạn hoàn thành công việc tự động cập nhật lên máy, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ làm việc của mình như thế nào thông qua các ứng dụng đó. Việc này giúp bạn làm chủ được công việc, tiết kiệm thời gian và giúp các bạn ngày càng tiến bộ hơn.
Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả
