Thứ Bảy, Tháng Mười 23, 2021

5 Bước lập kế hoạch công việc hiệu quả

Lập kế hoạch trong việc của một người quản lý sẽ giúp bạn đặt ra những mục tiêu và hoàn thành đúng với thời gian đã được dự đoán

Ông William Arthur Ward từng chia sẻ rằng: “Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công”.

Khi chúng ta tiến hành thực hiện một công việc nào đó nhưng lại không lập kế hoạch thì đồng nghĩa với việc bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại. Chính vì thế việc bạn lập kế hoạch cho công việc và cuộc sống là điều rất cần thiết. Vậy lập kế hoach là gì ? Cách để triển khai thực hiện nó như thế nào ? Kiến thức đào tạo sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trong bài viết sau !

Đầu tiên, bạn phải hiểu lập kế hoạch là gì ? Lập kế hoạch là một quá trình thiết lập những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.

Lợi ích của việc lập kế hoạch

Khi bạn lập kế hoạch chi tiết và theo một trình tự rõ ràng nó sẽ cung cấp hướng dẫn để bạn đạt được mục tiêu và phương hướng hành động đúng hướng. Chỉ khi bạn có kế hoạch rõ ràng và tập trung vào việc thực hiện điều đó thì mới làm giảm sự bấp bênh, chi phí và công sức thực hiện. Ngoài ra, còn cung cấp phương tiện theo dõi, đánh giá việc thực hiện và thành tích đạt được.

Các loại kế hoạch trong công việc

Kế hoạch chiến lược là loại kế hoạch dài hạn. Thường do Ban Giám Đốc đề ra cho các nhà quản lý cấp cao thực hiện nó.

Kế hoạch hoạt động là loại kế hoạch ngắn hạn. Hoạt động để đạt mục tiêu đề ra của kế hoạch chiến lược do quản lý cấp cao đặt ra cho các quản lý cấp dưới thực hiện. Các mục tiêu này thường được giao một cách chi tiết, rõ ràng để từng bộ phận có thể thực hiện và đạt được kế hoạch đã định.

lợi ích của việc lập kế hoạch
lợi ích của việc lập kế hoạch

Sau đây, hãy cùng nhau xem qua 5 bước chuẩn bị để lập kế hoạch để thực hiện công việc hiệu quả hơn.

  • Bước 1: Xác định mục tiêu để vươn đến.

Bởi vì trước khi bạn chuẩn bị thực hiện công việc thì bạn phải tìm hiểu thật rõ về kế hoạch đó, xác định trước những yêu cầu cũng như mục tiêu mà bạn muốn định hướng tới để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.

  • Bước 2: Xác định những nội dung cần làm

Bạn cần tìm hiểu kỹ nội dung công việc cần làm, từng bước thực hiện tương ứng với nội dung cụ thể và thực hiện theo đúng từng nội dung đó. Để có thể bắt đầu công việc bạn cần phải nắm rõ những yêu cầu của kế hoạch mà bạn sắp thực hiện: ai sẽ thực hiện ? địa điểm thực hiện ở đâu ? áp dụng phương pháp nào ? deadline cho mục tiêu hoàn thành là khi nào ?

  • Bước 3: Xác định cách thức thực hiện

Tiến hành sắp xếp công việc theo trình tự thực hiện và lên lịch trình thời gian cụ thể để đưa vào tiến trình thực hiện.

  • Bước 4: Xác định phương pháp kiểm tra và giám sát

Lựa chọn những phương pháp phù hợp với kế hoạch, để dễ theo dõi, kiểm tra và giám sát trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch. Ngoài ra, nó còn giúp bạn linh hoạt xử lý khi có vấn đề xảy ra.

  • Bước 5: Xác định phương pháp/chỉ tiêu để đánh giá.

Đánh giá và điều khiển tiến trình nhằm đảm bảo mục tiêu sẽ được đạt đến.

smart trong lập kế hoạch
smart trong lập kế hoạch

Lưu ý, bạn nên xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu SMART

SPECIFIC cụ thể – rõ ràng. Càng cụ thể, chi tiết càng tốt về mục tiêu mà bạn muốn thực hiện.

MEASURABLE đo lường được. Đảm bào mục tiêu đó có thể đo lường được để có thể theo dõi tiến trình và biết được khi nào thực hiện được mục tiêu đó.

ACHIEVABLE có thể đạt được. Mục tiêu phải nằm trong khả năng thực hiện của doanh nghiệp, trong giới hạn thời gian, tài chính và các nguồn lực khác.

REALISTIC thực tế – liên quan. Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn có liên quan đến tầm nhìn và định hướng chung mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

TIMELY thời gian hoàn thành. Đảm bảo rằng đặt các deadline cụ thể để hoàn thành mục tiêu.

Hy vọng, qua bài viết Lập kế hoạch trong quản lý bạn đã hiểu  hơn về việc lập kế hoạch. Hãy nhớ trước khi bắt đầu làm một việc gì hãy lên kế hoạch cẩn thận. Chúc bạn luôn thành công !

Xem thêm: 8 cách gây ảnh hưởng của người lãnh đạo giỏi

Kiến thức đào tạo

- Advertisement -
Xem thêm

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here